Pour certains de mes clients, j’ai la charge de leurs notes de frais.
Cela peut aller du traitement, la saisie pré-comptable, la transmission au comptable mais aussi le remboursement/règlement !
Les étapes peuvent être variées d’un client à un autre :
En général, mon client (mes clients*) me fournit les pièces originales pour le traitement des notes de frais:
- je trie
- je vérifie les dates (si besoin je vérifie les numéros de CB (les 4 derniers chiffres de la CB) oui oui je les connais tous par cœur c’est mon côté Rain Man :D)
*Les noter dans un coin si besoin (mon astuce ? noter comme un numéro de téléphone et on se choisit 4 chiffres qui font office du code !) *
Je procède à la liste des tickets en fonction du fonctionnement de mon client :
- Tableau excel : détail de TVA / HT / TTC
Par ordre chronologique / par thème : restaurant /hôtel/taxis ... etc
- Ou fichier word pour le comptable avec le détail des dépenses effectuées.
Je fais toujours une copie pour le dossier afin de ne rien perdre _ on ne sait jamais _ et je transmets au client ou au comptable directement, en précisant le montant total de la note de frais.
Si j’ai effectué le règlement : par chèque ou par virement, je le précise sur le document qui recense la note de frais.
Il faut toujours NOTER, DATER à la main si cela a été fait ou non.
Lors du bilan, cela est important et croyez moi vous vous ne souviendrez pas de ce vous avez fait il y a plusieurs mois en arrière !
Idem sur le carnet de chèque : mettre le plus d’informations possible pour ne pas oublier, commettre aucun impair !
La discrétion est très importante dans ces moments-là ! le client vous fait confiance et vous transmets des informations sensibles.
Petite note qui me vient en écrivant mon article !
La richesse de mon métier et de ma petite entreprise est surtout la diversité.
On me demande souvent .. mais comment tu t’y retrouves entre tous tes clients différents ?
L’organisation est un maître mot, rien de nouveau !
Je modifie souvent mon système d’organisation, mes rangements, mes procédures....quand je constate que cela ne fonctionne pas !
D’ailleurs, même si je suis seule _enfin j’ai ma petite apprentie : coucou Astrid _ j’ai fait des procédures pour chacune des grandes tâches que j’effectue pour mes clients.
Mais aussi les services que je propose.
J’ai organisé un classeur que j’emporte partout avec moi !
Avec intercalaires, par clients, avec chacun sa procédure ! ses informations persos, mes notes, mes tâches récurrentes.
Un oubli ? hop je jette un œil et tout roule !
Bon OK je vais les mettre dans NOTION aussi ! Promis Eloise 😊 comme ça je les aurais aussi toujours sur moi et en plus léger !
*Note à moi-même : faut vraiment que je m’y colle à tout mettre en place dans Notion *
Je vous souhaite une belle fin de semaine et promis je vais retrouver ma rigueur pour les articles !
Bien à vous,
Laurence votre MASM
Comments